La fatturazione elettronica è uno dei temi con cui tutte le aziende, del settore privato come della PA, si trovano a fare i conti da ormai diversi anni, in Italia per la precisione dal 2019.
Si tratta di un aspetto oggetto di costante aggiornamento normativo, ma che si rivela ben di più di un semplice adempimento formale. Andrebbe infatti percepito più come uno degli elementi basilari della digital transformation, in quanto trasversale e con ripercussioni su altri ambiti.
Pertanto, se nel Belpaese i meccanismi risultano ormai oliati – e in quanto tali consolidati, testati e definiti nei dettagli – la stessa cosa non si può dire negli altri Stati dell’Unione Europea, dove la fatturazione elettronica si sta diffondendo con tempistiche e specificità di volta in volta differenti. Questo nonostante l’intento di uniformare il più possibile, come sta avvenendo nel B2B.
Il risultato? Un quadro variegato, simile a quello di un mosaico, dove ogni tessera denota caratteristiche diverse e non di rado poco definite. Si tratta di una questione che interessa più aziende e professionisti di quanto non si possa pensare: non è isolata né tanto meno marginale, alla luce degli scambi costanti di natura economica, culturale e amministrativa che avvengono quotidianamente nel Vecchio Continente.
La gestione della fatturazione elettronica può perciò non essere semplice, se non ci si dota di strumenti adeguati.
Ottimizzare la gestione documentale con dei software ad hoc
Esistono diversi software per la fatturazione elettronica, scalabili e innovativi, concepiti nel segno delle tecnologie dell’intelligenza artificiale e cloud computing. Oggi, ad esempio, è possibile approntare la Gestione Documentale con Edok, attraverso programma dedicato che funziona in maniera simile al sistema nervoso nell’organismo. Assicura infatti che ogni informazione venga predisposta con i tempi e le modalità più opportune, coinvolgendo le persone giuste (senza errori di destinatario, insomma).
Aspetti centrali nella fatturazione elettronica, che consentono di implementare la produttività, complice un team pronto a focalizzarsi sulle attività con maggiore valore per il core business, senza doversi soffermare eccessivamente su quelle più meccaniche (e soggette a errore), che vengono automatizzate dal programma di gestione documentale.
Pertanto, le piattaforme moderne sono pensate in modo tale da adattarsi alle peculiarità distintive della singola azienda, a seconda che operi nella PA o nel privato nonché in relazione al settore di riferimento. Il risultato è un’organizzazione ottimale dal punto di vista sia strategico che operativo.
Alcune novità della fatturazione elettronica in Europa
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia per la maggior parte delle aziende, della PA e del privato. Fanno eccezione i professionisti del settore medico-sanitario che fatturano verso persone fisiche.
Più articolata la situazione nell’UE: è importante informarsi in merito al quadro del singolo Stato, anche se un aiuto viene proprio dai programmi gestionali, che presentano gli opportuni aggiornamenti in merito.
Non in tutti i Paesi dell’Unione vige l’obbligo di fatturazione elettronica: è questo il caso di Bulgaria e Ungheria, mentre nei Paesi Bassi sussiste una situazione di obbligo parziale. Ci sono poi Stati come Spagna, Francia e Germania dove è in atto un processo di cambiamento, con date e procedimenti differenti.
C’è da dire che l’UE sta dando vita a un quadro comune, attraverso il ViDA (VAT in the Digital Age), che introduce l’obbligo di fatturazione elettronica nel B2B.Il cambiamento è in atto, ma una cosa rimane invariata: la validità dei moderni software gestionali, pensati per semplificare il lavoro e ridurre i possibili errori.
